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Pour développer son activité, il peut être judicieux d’ouvrir des bureaux en province ou à l’étranger. Pour autant, il n’est pas aussi simple de trouver un bureau permanent: il faut déterminer sa localisation, louer des locaux, obtenir des financements, recruter... Une vraie adresse est pourtant indispensable, même lorsqu’on débute, car elle confère une image très professionnelle de son entreprise et donne donc confiance à sa clientèle. L’alternative aujourd’hui est le bureau virtuel. Mais alors, que choisir ? Quels sont les avantages d’une adresse virtuelle et y a-t-il des inconvénients ? Nous faisons le point sur des pratiques déjà très répandues en Europe.

Des avantages indéniables

Un bureau dématérialisé au moyen d’un bon logiciel de gestion d’entreprise permet d’offrir des services identiques : secrétariat, ligne téléphonique, salle de réunion… Parmi les avantages, citons la plus importante:

• Une source d’économie : pas de frais de location ni d’équipements.

Pour une somme forfaitaire, vous n’avez pas à vous soucier ni de la localisation ni de la taille des bureaux dont vous avez besoin. C’est d’autant plus important quand on démarre une activité. La location d’un local professionnel suppose en effet leur aménagement, l’achat de mobilier et d’équipements téléphonique et informatique.

• Pas de perte de temps dans le recrutement et la formation du personnel

Dans un bureau permanent, vous aurez besoin d’un service de secrétariat pour assurer une permanence téléphonique, réceptionner votre courrier et vos colis et les traiter. De plus, vous aurez aussi un service d’entretien à prévoir.

Louer un bureau virtuel pour gérer vos appels entrants et réceptionner votre courrier ne vous coûtera qu’une somme forfaitaire mensuelle beaucoup moins élevée.

Pour quels bénéfices ?

• Un accueil téléphonique professionnel qui contribuera à la construction d’une bonne image de marque. Mais ce n’est pas tout. À l’étranger, cette adresse facilitera l’obtention d’un crédit pour développer vos affaires auprès des banques locales et vous donnera également beaucoup de crédits auprès de vos fournisseurs et clients locaux. Vous n’aurez plus besoin de divulguer votre adresse privée.

• Des services à la carte : votre bureau virtuel assure le transfert de vos mails sur votre téléphone cellulaire, la réception de votre courrier ou de vos colis par transporteurs avec accusé de réception par courriel, l’accueil de vos clients et le transfert de messages. Résultats : vous êtes tenu informé en temps réel.

• La location d’un espace de réunion : le coworking, cet espace de travail partagé prêt à l’emploi, est très en vogue chez les jeunes entrepreneurs. Il permet de fixer des rendez-vous, de recevoir vos clients ou d’organiser vos réunions en fonction de vos besoins dans un espace professionnel entièrement équipé. Très flexible, il se réserve à la journée ou au mois.

Plus besoin aujourd’hui d’une adresse physique pour avoir pignon sur rue ! En misant sur la prégnance du web, vous allez à l’essentiel.