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Vous faites partie d’une entreprise et vous avez envie d’organiser un événement ou soirée corporative ? L’organisation d’une soirée corporative demande vraiment beaucoup d’organisation, c’est pour cette raison qu’il est important de savoir de quelle manière procéder de façon organisée pour pouvoir avoir une soirée réussie qui conviendra à tous les convives.

Avant de vous proposer quelques conseils pour réussir votre soirée, il est important de savoir qu’il faut ’y prendre largement à l’avance pour ne pas être pris au dépourvu par un quelconque imprévu et pouvoir procéder calmement.

Si vous n’avez pas le temps personnellement de vous occuper de l’organisation, vous pouvez confier cela à une agence spécialisée dans la planification d'événements clés en main et sur mesure grâce à un staff événementiel.

Voici quelques étapes que vous pourrez suivre pour votre organisation.

La prévention

Tout d’abord, il faut prévoir un certain nombre de moyens de préventions pour éviter toutes déconvenues éventuelles. Effectivement, dans l’ivresse de la soirée et avec quelques abus d’alcool, certaines personnes peuvent se laisser aller vers des dérives comme de la violence, des vomissements, accidents de route, coma, etc.

C’est pour cela qu’il faut penser à la bonne méthode pour limiter ces risques qui peuvent mettre en péril le bon déroulement de la soirée.

Cela peut passer par des affiches pour communiquer sur ce sujet ou bien de la mise en place de moyens de transport pour raccompagner les personnes alcoolisées, etc.

La formation

Vous avez la volonté d’organiser une belle soirée certes, mais cela ne suffit pas toujours et si vous n’êtes pas certain de la manière dont il faut procéder, vous risquez de vous éparpiller et donc de perdre votre temps et peut-être votre argent.

Effectivement, organiser une soirée demande un certain savoir-faire. Il est donc parfois nécessaire de passer par une formation. Cela peut prendre parfois que quelques heures de votre temps et toute l’équipe des organisateurs peut en profiter donc pas de panique !

Les consommations 

Pensez qu’il faut aussi nourrir vos invités lors d’une soirée comme celle-ci ! Il est donc à prévoir dans votre organisation la liste des produits à avoir et le budget qui va avec.

Il faudra donc penser :

•  au choix des repas (chauds, froids, appétitif, bouchées ou plusieurs variétés)
• au bar : le nombre de bars, leur gestion, les barmans, leur planning, ce qui est proposé comme boissons et nourriture.
• au stand de nourriture : prévoir des sandwichs, gâteaux, etc. qui peuvent être également proposés au bar.
   

La communication

Une fois l’organisation faite en amont, il est important de savoir communiquer l’information pour que vous puissiez avoir des invités à votre soir (ce qui est un peu le but).

Vous devrez donc probablement :

• faire des réunions
• passer des coups de fil à plusieurs personnes
• mettre des affiches publicitaires sur les murs
• en parler au maximum autour de vous et lors des pauses café par exemple.
   

La sécurité

Dans toute soirée ou événement, il faut prévoir des moyens de sécurité et de secours, que ce soit par le biais d’agents de sécurité en cas de bagarres, d’extincteurs en cas d’incendie ou de défibrillateurs en cas de malaise cardiaque.

Les animations

Dans toute soirée, une animation réussie rime avec soirée réussie, il faut donc avoir de bonnes idées pour que vos participants puissent s’amuser tout en participants à ces animations et qu’ils puissent passer une soirée conviviale.

Il est bien de penser à un thème en particulier pour votre soirée, mais sinon, vous pouvez songer à la mise en place de jeux, karaoké, concours de danse, caricaturistes, humoristes, concerts,  conteurs, magiciens, tatouages au henné…

Vous pensiez qu’une soirée corporative se faisait les yeux fermés et sans organisation ? Et bien vous vous trompez, car cela demande une organisation minutieuse. Mais avec les conseils donnés, vous pourrez vous en sortir seul, sinon vous pouvez toujours faire appel à des professionnels.