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La documentation est le sang de l'entreprise, le fluide sans cesse renouvelé qui alimente tous ses organes. La documentation doit à la fois pouvoir circuler sans effort et en sécurité, être accessible et disponible à la demande, particulièrement la documentation essentielle.
Que trouve-t-on dans la documentation d'entreprise ?
Le nombre de documents dans une entreprise de toute envergure est en croissance permanente. Ces précieux documents peuvent être :
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devis
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factures
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contrats
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garanties
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instructions
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manuels d'utilisation
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documents techniques
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procédures de sécurité
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documents fiscaux
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livres de comptes
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rapports
Ils n'ont pas tous la même sensibilité, le même format, besoins d'être copiés, modifiés, etc. Pour qu'ils soient aisément accessibles, par les personnes autorisées, en tout temps et en toute sécurité, les documents d'entreprise doivent répondre à des procédures de rangements très strictes.
Le premier enjeu de la documentation d'entreprise est donc de mettre en place des procédures de maîtrise des documents, afin d'effectuer un tri ordonné et garantir disponibilité, accessibilité et clarté des informations tout en éliminant ce qui est obsolète.
La gestion des documents essentiels
Une enquête du Wall Street Journal avait conclu il y a peu que les cadres exécutifs perdraient 6 semaines par année (ou 1,5 heure par jour) à chercher des documents importants. Ce temps perdu n'est jamais quantifié ni abordé et pourtant, compte tenu du salaire d'un exécutif dans une entreprise, ce sont des dizaines de milliers de dollars qui filent par les fenêtres.
Pour optimiser les recherches quotidiennes de documents importants, l'élaboration d'un programme de gestion des documents essentiels est une priorité. Dans tout organisme public au Québec, par exemple, une politique administrative est prévue pour ce programme de gestion en 4 étapes :
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déterminer les ressources nécessaires, attribuer les rôles et les responsabilités
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définir les fonctions et les programmes nécessaires à la mission de l’organisme, pour lesquels la perte de documents importants entraînerait des risques inacceptables pour le déroulement de ses activités
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mettre en œuvre un processus de sélection des documents essentiels
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établir les processus nécessaires à la reproduction, au transfert, à l'entreposage, à la préservation et à la conservation des documents essentiels
Bien archiver et conserver les documents prioritaires
On peut ainsi aménager un rayonnage de bibliothèque flexible pour conserver les originaux ou des copies des documents essentiels dans un local dédié. Les lieux doivent être à l'épreuve du feu et verrouillés.
Côté sécurité, il faudra prévoir des :
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systèmes d'alarme
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systèmes de détection des incendies
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systèmes d'extincteurs
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caméras
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systèmes de contrôle de la température et de l'humidité
Même à l'heure du tout digital, certains documents doivent recevoir un traitement efficace.